Vergabe

Das Bundesvergabegesetz gilt für öffentliche Auftraggeber und Sektorenauftraggeber. Im Einzelfall, insbesondere bei Einrichtungen oder Unternehmungen, ist zu prüfen, wieweit es bei der Beschaffung von Leistungen anzuwenden ist.

Bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen sind das Bundesvergabegesetz, die unionsrechtlichen Grundfreiheiten und Schwellenwerte sowie folgende Vergabegrundsätze zu beachten:

  • freier und lauterer Wettbewerb
  • Gleichbehandlung aller Bewerber bzw. Bieter, Diskriminierungsverbot
  • keine gebietsmäßige Beschränkung
  • Vergabe nur an geeignete Unternehmer zu angemessenen Preisen
  • bestehende Vergabeabsicht

Als Vergabeverfahren kommen insbesondere in Betracht:

  • offenes Verfahren
  • nicht offenes Verfahren mit vorheriger Bekanntmachung
  • nicht offenes Verfahren ohne vorherige Bekanntmachung
  • Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung
  • Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung
  • Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung mit nur einem Bieter
  • Direktvergabe mit vorheriger Bekanntmachung
  • Direktvergabe

Für die Vergabe geistiger Dienstleistungen kommen noch die verschiedenen Wettbewerbsarten in Betracht.

Im Hinblick auf die Komplexität der Vergabevorschriften können Mängel in den Vergabeverfahren vorkommen oder Fehler passieren. Diese sollten aber keinesfalls die Vergabegrundsätze oder die Wahl des richtigen Vergabeverfahrens betreffen. Im Sinn einer besten Praxis ist insbesondere Folgendes zu beachten:

Bei der Vergabevorbereitung müssen insbesondere auch die Auftragsart (Bau-, Liefer-, Dienstleistungsaufträge, Baukonzessions- und Dienstleistungskonzessionsverträge) und der geschätzte Auftragswert festgelegt werden. Aufgrund dessen hat die vergebende Stelle das jeweils zulässige Vergabeverfahren im nationalen Unterschwellen- oder im internationalen Oberschwellenbereich anzuwenden sowie die dafür maßgeblichen Bestimmungen einzuhalten.

Bei Vergaben ist dabei zu beachten:

 

Beschaffung regelmäßig wiederkehrender Leistungen:

Der Landesrechnungshof beurteilt einen Leistungszeitraum von fünf Jahren für regelmäßig wiederkehrende Leistungen mit einer zweijährigen Verlängerungsoption für angemessen. Danach sollte jedenfalls ein neuerlicher Wettbewerb stattfinden. 

 

Wahl des Vergabeverfahrens:

Offene Verfahren sollten bevorzugt gewählt werden, auch wenn diese nicht gesetzlich verpflichtend sind. Sie können weitgehend rechtssicher abgewickelt werden, weil die Teilnehmerauswahl wegfällt, wodurch sie meist zweckmäßiger und wirtschaftlicher sind.

Das Billigstbieterprinzip sollte dann, wenn es zulässig ist (zum Beispiel bei einer konstruktiven Leistungsbeschreibung) bevorzugt angewendet werden.

Die Zulässigkeit des gewählten Vergabeverfahrens ist zu begründen und zu dokumentieren (ausgenommen beim offenen Verfahren und beim nicht offenen Verfahren mit vorheriger Bekanntmachung).

Im Hinblick auf eine sparsame und wirtschaftliche Vorgangsweise sind auch bei Direktvergaben Vergleichsangebote einzuholen.

 

Unternehmerauswahl:

Die Auswahl der Anbieter bei den „geladenen" Verfahren (nicht offenes Verfahren ohne Bekanntmachung und Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung) hat nach objektiven und transparenten Kriterien nachvollziehbar zu erfolgen.

„Geladene" Vergabeverfahren sind nur im Rahmen ihrer jeweiligen Zulässigkeit durchzuführen und die Entscheidungsgründe zu dokumentieren.

 

Landeseigene Verfahrens- und Vertragsbestimmungen:

Standardisierte Vorlagen für die Vergabeabwicklung sind aktuell zu halten.

Verträge sind weitgehend auf Basis der Muster für Verfahrens- und Vertragsbestimmungen und nicht nach den Geschäftsbedingungen der Auftragnehmer abzuschließen.

 

Geistige Dienstleistungen:

Bei geistigen Dienstleistungen kann von vornherein keine Leistungsbeschreibung erstellt werden. Daher ist ein Verhandlungsverfahren mit Preis- und/oder Qualitätswettbewerb mit mehreren Bietern erforderlich, was wiederum eine Direktvergabe (formfrei und unmittelbar, das heißt ohne Verhandlung bzw. Gespräch über die Leistung) ausschließt.

 

Nicht prioritäre Dienstleistungen:

Für nicht prioritäre Dienstleistungen ist das „Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung mit nur einem Bieter" nicht anwendbar. Nicht prioritäre Dienstleistungen sind grundsätzlich in einem Verfahren mit mehreren Bietern im wirtschaftlichen Wettbewerb zu vergeben.

 

Angebotseröffnung und -prüfung:

Die Entgegennahme von Angeboten ist zweckmäßig und vollständig zu dokumentieren.

Die Öffnung von Angeboten außerhalb kommissioneller Angebotseröffnungen ist nach dem Vier-Augen-Prinzip vorzunehmen und zu dokumentieren. Die Vorgangsweise für solche informelle Angebotseröffnungen sollte intern festgelegt werden.

Die Angebote sind nachvollziehbar zu prüfen und mit entsprechenden Prüfvermerken zu versehen. Die Ergebnisse der Angebotsprüfung sind in der Regel in einer Niederschrift festzuhalten.

 

Leistungsteilungen:

Leistungsteilungen zur Umgehung des Bundesvergabegesetzes sind zu unterlassen.

 

Preisvergleiche, Preisangemessenheit:

Das Bundesvergabegesetz ist anzuwenden, um im wirtschaftlichen Interesse einen freien und lauteren Wettbewerb sicherzustellen und das bestmögliche Preis-Leistungsverhältnis zu erzielen.

Die Preisangemessenheit ist, insbesondere bei eingeschränktem Wettbewerb (zum Beispiel Direktvergabe), sorgfältig und nachvollziehbar zu prüfen, wobei Preisvergleiche und deren Ergebnisse anzuführen sind. In der Regel ist über die Angebotsprüfung eine Niederschrift zu erstellen.

Die Preisangemessenheit von Leistungen marktbeherrschender Unternehmen ist durch die Einholung von Angeboten auch außerhalb von Niederösterreich zu überprüfen.

 

Zuschlagsfristen:

Die Zuschlagsfristen sind generell kurz festzulegen und abhängig vom Auftragsvolumen und/oder sonstigen Umständen mit einem Monat bis maximal fünf Monaten festzulegen.

 

Zuschlagsentscheidung durch die NÖ Landesregierung:

Wegen vergaberechtlicher und administrativer Nachteile empfiehlt der Landesrechnungshof der Landesregierung, Vergaben generell nicht mehr der kollegialen Beschlussfassung der Landesregierung vorzubehalten oder die diesbezüglichen Wertgrenzen beträchtlich anzuheben und/oder nur die Vergaben bestimmter Leistungen der kollegialen Beschlussfassung vorzubehalten.

 

Verfahrensdokumentation:

Die einzelnen Verfahrensschritte und Entscheidungen sind nachvollziehbar und möglichst zweckmäßig zu dokumentieren.

Die Vergleichsangebote, die Entscheidungen, Die Beauftragung und der Leistungsumfang sind zu dokumentieren.

 

Aufsicht und Kontrolle:

Kontrollrechte wahrnehmen (zum Beispiel Jahresabschlüsse: Bestätigungsvermerke der Wirtschaftsprüfer beachten).

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