Prüfberichte

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Die Einkaufsorganisation umfasst die Beschaffung von Investitionsgütern, Ge- und Verbrauchsgütern und Dienstleistungen für insgesamt 81 Einrichtungen, davon 70 Landeseinrichtungen und 11 Einrichtungen assoziierter Mitglieder. Es sind 8 verschiedene Rechtsträger zuständig.

Für die dem Land NÖ zuzurechnenden Einrichtungen sind vier Regierungsmitglieder und fünf Abteilungen aus vier Gruppen zuständig. Der Gesamtaufwand dieser Landeseinrichtungen beträgt laut Voranschlag 2001 (ordentlicher Teil) insgesamt rd. € 324,98 Mio. Davon Personalaufwand rd. € 242,89 Mio und Sachaufwand rd. € 82,09 Mio.
Die Finanzkontrolle des Landes hat sich bereits mehrfach schwerpunktmäßig mit der Thematik Beschaffung bzw. Einkauf in Landeseinrichtungen beschäftigt. Nicht zuletzt auf Grund von Empfehlungen der Finanzkontrolle wurde im Jahr 1997 für die drei Landes-Pensionisten- und Pflegeheime und das a.ö. Landeskrankenhaus im Stadtgebiet Tulln die „Einkaufsgemeinschaft Tulln“ als Pilotprojekt eingerichtet.
Parallel dazu hat die Abteilung Sanitätsrecht und Krankenanstalten im Jahr 1998 für die fünf Landeskrankenhäuser eine eigene Organisation geschaffen, die später um die Einrichtungen der Abteilung Heime, weitere Landesanstalten sowie Gesundheits- und Sozialeinrichtungen anderer Rechtsträger erweitert wurde. Es wurde dabei jedoch die Chance versäumt, auf den Erfahrungen des Projektes „Einkaufsgemeinschaft Tulln“ aufzubauen. Dadurch hätten sich gewisse Probleme, die sich in der Folge gezeigt haben, vermeiden lassen.
In der Region Mostviertel wurde ein externes Unternehmen mit der Einführung und Umsetzung der Einkaufsorganisation beauftragt. Das Modell Mostviertel ist grundsätzlich erfolgreich. Bei der Auftragsvergabe an das externe Unternehmen wurden allerdings die diesbezüglichen Bestimmungen nicht eingehalten.
Rechtliche Gestaltung:
Kritisch bewertet wurde die Geschäftsordnung der Einkaufsorganisation. Diese scheint nicht geeignet, einen wirtschaftlichen, effizienten, straffen und reibungslosen Ablauf der Einkaufsorganisation zu gewährleisten.
Seitens des Landesrechnungshofes wurde auch angeregt, Schritte für eine Verwaltungsreform im unmittelbaren Bereich der Landesregierung zu überlegen. Konkret wurde empfohlen, die Geschäftsordnung der NÖ Landesregierung zu überprüfen und zu vereinfachen.
Organisation:
Die Funktionen und Aufgaben der strategischen und operativen Ebene sind zu wenig klar getrennt.
Von den Organen werden die ihnen übertragenen Aufgaben nur teilweise wahrgenommen. Einerseits mangelt es an der Kooperationsbereitschaft einzelner Regionen und fehlender Durchsetzungskompetenz, andererseits wurden einige wesentliche Voraussetzungen wie zB Aufbau einer Datenbank und Aufbau eines Controllingsystems noch nicht umgesetzt.
Ein Merkmal von Gesundheits- und Sozialeinrichtungen ist ein hoher Grad an Professionalisierung. Es wird daher als strategischer Fehler angesehen, dass in den Organen der Einkaufsorganisation die Berufsgruppe Ärzte überhaupt nicht eingebunden ist.
Die stichprobenweise Überprüfung der Organisation in den einzelnen Regionen ergab starke Abweichungen in der Aufbau- und Ablauforganisation.
Finanzielle Auswirkungen:
Die tatsächlich erzielte Einsparung beträgt bis Mai 2001 rd. € 927.000,00. Zusätzlich wird in den nächsten Jahren eine durch Ausschreibungen abgedeckte Ersparnis von rd. € 495.000,00 erzielt werden.
Die bisherigen Aktivitäten der Einkaufsorganisation haben vorwiegend den Bereich der Ge- und Verbrauchsgüter und dabei vor allem den nichtmedizinischen Bedarf betroffen. Der medizinische Bedarf blieb ebenso wie der Bedarf an Pflegeartikeln weitgehend ausklammert. Investitionsgüter waren von den Aktivitäten der Einkaufsorganisation überhaupt nicht betroffen. Bei den Dienstleistungen waren außer Wäscheversorgung und Gebäudereinigung keine Bereiche betroffen.
Empfehlung für die weitere Vorgangsweise:
Jene Bereiche, die im Rahmen der Einkaufsorganisation tatsächlich umgesetzt wurden, zeigen ein anerkennenswertes Ergebnis. Sowohl die Untersuchungen externer Berater als auch Vergleiche im Zuge der gegenständlichen Prüfung haben gezeigt, dass die Landeseinrichtungen schon in der Vergangenheit preisgünstig eingekauft haben. Trotzdem konnten weitere Einsparungspotentiale genutzt werden.
Auf Grund des enormen Einkaufsvolumens der betroffenen Einrichtungen müsste jedoch ein weitreichenderes Einsparungspotential erzielbar sein. Insbesondere wenn jene Bereiche einbezogen werden, die bisher nicht oder in zu geringem Umfang berücksichtigt wurden.
Nach Ansicht des LRH wäre dies Gelegenheit für eine Zäsur: Auf Grundlage der nunmehr gesammelten Erfahrungen sollte

  • die rechtliche Grundlage auf eine neue Basis gestellt werden;
  • Klarheit über die Aufgaben geschaffen und überprüfbare Ziele definiert werden;
  • die Organisation gestrafft und entbürokratisiert werden;
  • das Einkaufsvolumen analysiert und neu bewertet werden.

Jedenfalls sollte eine Projektbegleitung durch externe Berater überlegt werden. Diese Leistung wäre entsprechend den Vergabegrundsätzen des Landes auszuschreiben.
Die NÖ Landesregierung hat im Zuge der Stellungnahme grundsätzlich zugesagt, geeignete Maßnahmen im Sinne der vom LRH getroffenen Feststellungen und Anregungen zu setzen. Die Stellungnahme der NÖ Landesregierung betreffend die Änderung der Verordnung über die Geschäftsordnung der NÖ Landesregierung wurde nur teilweise zur Kenntnis genommen.

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