Prüfberichte

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10-2013Telefonie in der Landesverwaltung
Zusammenfassung

Das Land NÖ investierte 21,45 Millionen Euro in die Telefonie der Landesverwaltung. Davon entfielen 11,66 Millionen Euro auf die Verbesserung der Telekommunikation und 9,79 Millionen Euro auf die Erneuerung der Providerdienstleistungen.
Die Projekte bezweckten neben der Eingliederung der Mobiltelefonie auch Einsparungen beim Betrieb der Anlagen sowie bei Grundgebühren und Verbindungsentgelten.
Mit den Projekten konnte eine organisationsübergreifende Lösung erreicht werden. Die jährlichen Ausgaben für die Telefonanlage sanken um rund zwei Millionen Euro auf eine Million Euro, wobei die Telefonanlage nicht gemietet sondern angekauft wurde. Die jährlichen Providerkosten für Festnetz- und Mobiltelefonie verminderten sich um rund 240.000,00 Euro, wobei die Serviceverträge noch bis 2015 bzw. 2017 laufen.

Obwohl um insgesamt 847.229,20 Euro externe Beratung in Anspruch genommen wurde, wiesen Ausschreibungen, Vergaben und Abrechnungen teilweise Mängel auf.
Die NÖ Landesregierung hob in einer Stellungnahme vom 3. September 2013 hervor, dass sich durch fünf – alle Bereiche der Landesverwaltung, samt Landesheimen und Straßenverwaltung sowie die NÖ Landeskliniken-Holding mit Landeskliniken umfassende – erfolgreich abgeschlossene Projekte jährlich Einsparungen von 2.240.000,00 Euro ergaben. Sie teilte mit, dass 19 Empfehlungen entsprochen wird.
Der Landesrechnungshof verwies auf den sachlichen und zeitlichen Zusammenhang der einzelnen Projekte zur „Telefonie in der Landesverwaltung", die daher vereinfacht als Projekt bzw. Projektphasen bezeichnet wurden. Die Stellungnahme erforderte teilweise eine Gegenäußerung insbesondere zu den sechs offen gebliebenen Empfehlungen. Im Übrigen nahm der Landesrechnungshof die Ausführungen der NÖ Landesregierung zu Kenntnis.

Organisation
Die Projektleitung war beim Amt der NÖ Landesregierung im Fachbereich LAD1-IT eingerichtet, der das Projekt wie folgt termingerecht abwickelte:

  • Technische und rechtliche Beratung für die Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen
  • Ausschreibung und Vergabe der Telefonanlage (NGCN@NÖ)
  • Aufbau und Inbetriebnahme der Telefonanlage (NÖ verbunden)
  • Neuausschreibung der Providerdienstleistungen

Die Telefonanlage umfasste eine zentrale Telekommunikationsanlage mit dezentralen Anlagenteilen und einen Verbund aus 217 Einzelanlagen mit 12.615 Endgeräten. Die finanzielle Bedeckung erfolgte aus verschiedenen Voranschlagsansätzen. Trotz Investitionskosten über 3,6 Millionen Euro war – im Unterschied zu Bauvorhaben – keine grundsätzliche Beschlussfassung des NÖ Landtags vorgesehen.

Technische und rechtliche Beratung
Die technische Erstberatung für die Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen wurde in einem Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung an eine Arbeitsgemeinschaft vergeben, der eine Überschreitung der Angebotssumme von 25.247,95 Euro oder rund 16 Prozent zugestanden wurde.
Ein Mitglied dieser Arbeitsgemeinschaft erhielt in der Folge direkt die Aufträge für die technische Beratung bei der Installation und Inbetriebnahme der Telefonanlage sowie bei der Neuausschreibung der Providerdienstleistungen. Die Direktvergaben wurden – gestützt auf eine „Vergaberechtliche Stellungnahme" – mit dem Eintritt in einen Rahmenvertrag begründet, was jedoch nur teilweise vollzogen wurde.
Die rechtliche Beratung erging ohne Preis-Leistungs-Vergleich direkt an eine Rechtsanwälte Gesellschaft, der zusätzliche Aufträge und Kosten von 39.140,60 Euro zugestanden wurden.

Ausschreibung der Telefonanlage
Rund zwei Drittel des Auftragswerts für die Telefonanlage von 10 Millionen Euro entfielen auf das siebenjährige Service.
Der Bedarf an Endgeräten wurde vor der Auftragsvergabe verifiziert und war um 2.389 Stück geringer als in der Ausschreibung, in der 9.111 Standard- und 1.860 Advanced-Endgeräte vorgesehen waren. Das wies auf eine ungenaue Vorbereitung hin.

Installation und Inbetriebnahme der Telefonanlage
Die Installation und die Inbetriebnahme der Telefonanlage erfolgten termingerecht als Teilprojekt „NÖ verbunden".

Provider für Mobil- und Festnetz
Die Neuausschreibung der Providerdienstleistungen in Losen sollte die generell rückläufigen Telekommunikationsentgelte einem Wettbewerb unterziehen. Das gelang mit zwei Teilnahmeanträgen, die nach Verhandlungen für unterschiedliche Lose beauftragt wurden, nur bedingt.

Vergabeverfahren
Die Voraussetzungen für die Anwendung des – nur für Ausnahmefälle zulässigen und aufwändigen – Verhandlungsverfahrens bei der Vergabe der Telefonanlage und der Providerdienstleistungen lagen nur teilweise vor.

Funkversorgungsanlagen
Im Jahr 2012 nahm das Land NÖ aus der Vermietung von Liegenschaften für Funkversorgungsanlagen 118.819,42 Euro ein. Die unterschiedlichen Vertragsgrundlagen sollten vereinheitlicht werden.

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